Atunci cand o companie nu profita de resursele de care dispune, eficienta si calitatea productiei sale sunt afectate. Despre asta vorbeste Lean Manufacturing, o filozofie de lucru aplicata managementului de proiect care are ca scop reducerea „deseurilor” – inteles ca tot ceea ce nu adauga valoare – si cresterea productivitatii.
Ce este Lean Manufacturing?
Lean Manufacturing sau Lean Production este o metodologie de management al muncii axata pe imbunatatirea comunicarii si a muncii in echipa pentru a oferi clientilor un produs sau un serviciu valoros.
Principiul de baza al Lean Manufacturing este reducerea si eliminarea deseurilor. Iar cand vorbim de deseuri, nu ne referim doar la materiale nefolosite, ci include si procese, activitati si muncitori care influenteaza evolutia corecta a proiectului si deci neproductivitatea.
Gandeste-te ca un client are o intarziere cu timpul de asteptare al produsului tau. Acei factori care au determinat intarzierea procesului sunt cei care sunt considerati reziduuri sau deseuri. Eliminarea acestora ar trebui sa optimizeze serviciile, sa reduca costurile si sa imbunatateasca experienta clientilor.
Toyota si originea Lean Manufacturing
Lean Manufacturing s-a nascut in Japonia, in special de compania de masini Toyota . Pana in 1950, compania a vazut ca viitorul Japoniei va necesita construirea de masini mici, cu pret redus. Apoi a pus bazele noului sistem de management Just in Time , care a formulat un principiu foarte simplu: „produceti doar ceea ce este necesar si atunci cand clientul o cere”.
Dupa criza petrolului din 1973, guvernul japonez a promovat extinderea modelului la alte companii. Din acest moment, industria japoneza a inceput sa concureze cu Occidentul si sa-si depaseasca companiile.
Conceptul Lean nu a fost recunoscut pana in anii 1990, dupa ce „Masina care a schimbat lumea” de Womack si Jones a fost publicat in Statele Unite. In aceasta carte, numele Lean Manufacturing a fost folosit pentru prima data , desi practic era o noua eticheta occidentala pentru un set de tehnici care fusesera deja folosite de zeci de ani in Japonia.
Beneficiile productiei lean in companii
Potrivit unui studiu realizat de Grupul Aberdeen, companiile care implementeaza Lean Manufacturing reduc costurile de achizitie, productie si calitate cu intre 20% si 50%. In acest scop, se urmareste concilierea urmatoarelor aspecte:
- Reducerea costurilor: Imbunatatirea proceselor si a managementului materialelor va ajuta la evitarea supraproductiei si, prin urmare, la o reducere economica a bugetului.
- Eliminati risipa: eliminarea declanseaza costuri mai mici, timpi de livrare mai scurti si optimizarea resurselor
- Imbunatatiti calitatea: Cu produse si servicii de calitate, compania va ramane competitiva si va fi mai populara in randul clientilor.
- Eficienta: resursele sunt utilizate in mod corespunzator pentru a fi eficiente, eliminand tot ceea ce nu adauga valoare experientei clientilor.
5S: pas cu pas al Lean Manufacturing
Lean Manufacturing se bazeaza pe 5 pasi pentru indeplinirea obiectivelor mentionate mai sus. Sunt cunoscute ca 5 dupa initiala fiecaruia dintre ele (in japoneza).
1. Seiri – Sort
Prima faza este faza de clasificare si urmareste identificarea elementelor necesare in zona de lucru, pentru a le separa de cele inutile. Obiectivul este de a elimina tot ceea ce nu este esential din zona de lucru, dar de a se asigura ca tot ceea ce este util este disponibil.
2. Seiton – Ordine
Aceasta a doua faza are ca scop stabilirea modului in care trebuie localizate si identificate materialele necesare, astfel incat sa fie usor si rapid de gasit. Imbunatatirea organizarii elementelor necesare in jurul statiei de lucru va aduce beneficii precum eliberarea spatiului si reducerea erorilor.
3. Seiso – Curat
Curatenia merge mana in mana cu buna functionare a echipamentelor si cu capacitatea de a procesa produse de calitate. Aceasta curatare nu este buna doar pentru mentinerea esteticii adecvate, ci si pentru imbunatatirea ordinii mentale si, prin urmare, a productivitatii.
4. Seiketsu – Standardizare
Prin standardizarea atat a masinilor, cat si a operatiunilor, se urmareste sa se asigure ca oricine poate indeplini o functie in orice pozitie.
Este important ca aceasta standardizare sa fie creata in functie de nevoile proprii ale companiei, deoarece daca sunt impuse sau copiate, acestea nu vor fi respectate in totalitate si, prin urmare, metoda va esua.
5. Shitsuke – Tine
Dupa cum indica numele, acest pas se refera la asigurarea duratei metodologiei in timp. Ca procedurile, standardele si controalele stabilite sa devina un obicei care genereaza o cultura corporativa.
Pentru ca procesul sa fie mentinut, este important ca Managerul de Proiect sa poata efectua un control riguros, sa compare rezultatele obtinute si sa documenteze concluziile pentru a recurge la imbunatatiri viitoare.
Principiile Lean Manufacturing
In cartea „ Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation” din 1996, sunt stabilite 5 principii care urmaresc imbunatatirea continua a proceselor din companii. Acestea sunt urmatoarele:
Primul si cel mai important pas in implementarea unei metodologii de Lean Manufacturing este identificarea valorii. Adica ce are de oferit compania care o face diferita de concurenta si pentru care va veni clientul.
Amintiti-va ca ceea ce compania vede ca valoare nu coincide intotdeauna cu ceea ce apreciaza clientul. Prin urmare, in cadrul procesului este important sa se efectueze o investigatie a potentialului client, sa se inteleaga punctele dureroase ale acestuia si asteptarile pentru a le oferi ceea ce are nevoie.
Aici trebuie evaluat ciclul complet al produsului sau serviciului si ce contine fiecare etapa: procese, materiale, caracteristici, transport etc. Acest lucru va ajuta la eliminarea risipei, la evaluarea oportunitatilor si la eficientizarea muncii. Realizarea acestei structuri va evita problemele viitoare, pierderea de timp si resurse.
Intarzierile duc la perturbari ale valorii clientilor si, de asemenea, au ca rezultat o eficienta redusa, ambele provocand principiile lean. Fluxul se refera la controlul in crearea fluxului de valoare. Adica verificati daca totul este in ordine.
Configurati un sistem de tragere
Acesta este unul dintre pilonii Lean Manufacturing . Este menit sa ajute la mentinerea cursului, asigurandu-va ca nu se face nimic inainte de a cere. Aceasta inseamna ca fiecare articol trebuie facut la comanda si numai la cerere contribuind la reducerea deseurilor.
Ceea ce se asteapta de la Lean manufacturing este sa caute in continuare modalitati de imbunatatire si, prin urmare, de a reduce risipa. Dupa cum am discutat anterior, este un proces care nu se termina niciodata, dar trebuie stabilit ca parte a culturii companiei. Transferarea acestei metodologii in toate domeniile va mari lantul valoric si va mentine toate echipele motivate.
Instrumente Lean Manufacturing
Exista diferite instrumente care permit echipelor de management de proiect sa realizeze o buna implementare a Lean Manufacturing . Unii sunt:
- Metodologia Kanban: Aceasta metodologie este aplicata in diferite domenii ale managementului de proiect si este un instrument vizual pentru a sti in ce faza a procesului se afla fiecare sarcina.
- RPA: Ceea ce face RPA este sa automatizeze acele sarcini repetitive si recurente si sa elibereze lucratorul de aceste procese, astfel incat sa se poata concentra pe sarcini care adauga valoare companiei.
- 5S: Explicate mai sus, ele ajuta la organizarea tuturor actiunilor din cadrul unui proiect pentru a elimina risipa si a imbunatati eficienta.
- SMED: Aceasta metodologie face posibila reducerea timpilor de schimbare a masinilor de operare pentru a reduce timpul dintre productie de la o piesa la alta.
- Testarea erorilor sau Poka-Yoke: Poka-yoke: Acesta este un instrument care previne erorile intr-un sistem cauzate de actiunea umana. Un exemplu clar in acest sens este un port USB care este proiectat astfel incat dispozitivul sa se potriveasca doar intr-o singura pozitie.
Companii care aplica Lean Manufacturing
Un exemplu de implementare a filozofiei Lean Manufacturing este compania Nike, care si-a schimbat procesele de productie pentru a fi mai eficiente. In plus, a lansat asa-numitul „Modelul Culturii Empowermentului ”, care consta in formarea lucratorilor, astfel incat acestia sa aiba capacitatea de a gestiona productia si de a rezolva orice problema care poate aparea imediat.
Baza acestui mod de cultura a imputernicirii este tocmai filosofia Lean Manufacturing, deoarece ofera lucratorilor posibilitatea de a-si imbunatati abilitatile si de a contribui la imbunatatirea continua a proceselor.
